Maîtriser le cadre règlementaire de la formation professionnelle.

• Identifier les principaux textes législatifs et réglementaires
• Identifier les acteurs dans le champ de la formation professionnelle et leur rôle 
• Interpréter les obligations légales des OPAC
• Appliquer les règles de la formation professionnelle continue en prenant en compte celles liées à l’accueil des personnes en situation de handicap : Assurez-vous de toujours être en conformité.

Optimiser la mobilisation des financements

• Analyser les différentes sources de financement (OPCO, CPF, France Travail, etc.) 
• Construire des dossiers de demande de financement
• Mobiliser les dispositifs existants en faveur des personnes en situation de handicap
• Négocier avec les financeurs potentiels

Administrer les dossiers  de formation de A à Z

• Élaborer les documents de formation (conventions, contrats, programme, émargement…) 
• Mettre en place un système de suivi des stagiaires 
• Gérer les aspects logistiques des formations en prenant notamment en compte les situations liées à l’accueil et la formation des personnes en situation de handicap

Assurer la gestion administrative et financière générale

• Établir et suivre les budgets des actions
• Gérer la facturation et le recouvrement
• Produire un bilan pédagogique et financier
• S’assurer de la conformité des contrats de sous-traitance
• Se préparer à un contrôle 

Gérer des projets spécifiques : Règlementation et exigences spécifiques

• Cadre réglementaire des appels d’offres et des certifications qualité
• Focus sur Qualiopi.
• Méthodes de planification : Logiciel de gestion de projet
• Coordination des parties prenantes (clients, organismes publics, prestataires).
• Modalités de contrôle et de reporting.

Mettre en place un système de veille

• Sélectionnez des sources d’information fiables (publications officielles, newsletters, webinaires…).
• Exploiter et analyser les résultats de veille en fonction des besoins de l’organisme.
• Structurer et actualiser les données recueillies pour en faciliter l’utilisation.

• Formaliser et déployer des procédures innovantes pour améliorer la gestion administrative.

Appliquer les évolutions réglementaires et technologique

• Interpréter les obligations légales (Code du travail, RNQ Qualiopi, RGPD…).
• Intégrer les évolutions réglementaires et technologiques aux processus administratifs.

• Garantir la conformité des pratiques avec les nouvelles exigences.

Analyser la concurrence et positionner l’organisme

• Comparer les offres et pratiques des autres organismes de formation.
• Identifier les tendances du marché et les innovations technologiques pertinentes.
• Ajuster les modalités administratives pour rester performant et attractif.

La formation s’adresse aux formateurs et consultants en bilan de compétence et VAE qui s’installent à leur compte ou qui évoluent vers un développement de leurs responsabilités en prenant en charge la gestion complète des actions de formations et des autres actions concourant au développement des compétences (bilan de compétence, VAE), y compris leur gestion administrative. Elle s’adresse également aux personnels des organismes de développement des compétences/de formation qui n’ont pas en charge la gestion administrative des formations (fonctions marketing, commerciales).   

En effet, la gestion administrative des actions concourant au développement des compétences, qui s’inscrivent dans un cadre légal et des exigences réglementaires spécifiques, requiert des compétences complémentaires et distinctes de celles dont ces professionnels disposent déjà.

Pré-requis

Avoir une expérience d’au moins un an en qualité de formateur, consultant en bilans de compétence ou VAE, ou de personnel des organismes de développement des compétences/de formation qui n’ont pas en charge la gestion administrative des formations (fonctions marketing, commerciales). 

• Évaluer le degré d’illettrisme des bénéficiaires pour identifier leurs besoins, repérer les blocages et adapter les ateliers en fonction de leurs compétences et des objectifs visés.
• Adapter et coordonner des outils et ressources adaptés aux contextes et niveaux d’illettrisme, pour concevoir des ateliers personnalisés et accompagner individuellement la progression des bénéficiaires.
• Adapter les ateliers aux spécificités de l’illettrisme en liant activités et ressources à la réalité des bénéficiaires, en abordant leurs stratégies d’évitement pour renforcer leur confiance et favoriser leur autonomie.
• Évaluer les progrès des personnes en situation d’illettrisme en réalisant et analysant des tests, puis en comparant les résultats au diagnostic initial, aux référentiels (ANLCI, etc.) et aux objectifs fixés, afin de fournir des données exploitables pour adapter l’accompagnement et orienter les bénéficiaires.
• Organiser une veille sur l’illettrisme en collectant des informations variées (acteurs publics, associations, organismes de formation) pour identifier les initiatives existantes, enrichir ses ressources et adapter ses ateliers dans une démarche d’amélioration continue.

• Formation individualisée ou en groupe restreint, en présentiel ou en visioconférence.
• Apports théoriques et méthodologiques
• Études de cas pratiques
• Remise d’un Kit de gestion administrative

Évaluation diagnostique en début de formation, sous forme d’auto-positionnement, pour identifier les acquis et élaborer les parcours individuels de formation.

Évaluations formatives tout au long de la formation pour s’assurer de l’évolution des apprentissages : Jeu de questions/réponses. Études de cas.

Évaluation sommative en fin de formation pour valider les acquis : Mise en situation professionnelle portant sur la gestion administrative d’une action de formation