Adapter l’accompagnement VAE en respectant les normes institutionnelles et légales, en utilisant les outils de gestion appropriés et en collaborant avec les parties prenantes pour garantir une assistance conforme et efficace

Inscrire son action dans le cadre institutionnel, réglementaire et déontologique de la VAE :

• Appliquer les lois, décrets et textes réglementaires qui encadrent la VAE.
• Identifier les différentes instances et organismes impliqués dans le dispositif de VAE.
• Suivre les procédures et les normes de qualité définies par les organismes certificateurs.
• Respecter la confidentialité des informations des candidats.
• Faire preuve d’impartialité et d’éthique professionnelle dans son accompagnement.

Maîtriser les procédures et les outils de gestion institutionnels :

• Utiliser les documents administratifs et les outils de suivi de la VAE.
• Suivre les étapes du processus de validation et les modalités d’évaluation.

Se coordonner avec les autres parties prenantes :

• Communiquer efficacement avec les candidats, les employeurs, les certificateurs et les jurys.
• Collaborer avec les différents acteurs impliqués dans le processus de VAE pour assurer la cohérence et la conformité de l’accompagnement.

Adapter son accompagnement selon l’objectif visé (généraliste, sectorielle, métier) :

•  Ajuster son accompagnement en fonction des spécificités du candidat et du secteur d’activité concerné.
• Adapter ses outils et ses méthodes d’accompagnement en fonction des objectifs professionnels du candidat.

Conduire des entretiens VAE respectueux des normes éthiques, adaptés aux besoins des candidats et à chaque étape du processus, en utilisant des techniques de communication appropriées pour favoriser la confiance et l’engagement des individus tout au long de leur accompagnement

Adapter sa conduite d’entretien à la personne et selon la phase de l’accompagnement :

• Identifier et mettre en oeuvre les différents types d’entretiens pouvant être utilisés dans un accompagnement VAE (directif, semi-directif, non directif, explicitation).
• Respecter le protocole de conduite d’un entretien en situation professionnelle.
• Ajuster son approche en fonction de la phase spécifique d’accompagnement du candidat (recevabilité, vérification de la validation des acquis, etc.).
• Être attentif au profil et à l’état psychologique des candidats pour adapter sa communication (stress, timidité, situation de handicap, etc.).

Mettre en oeuvre les postures, méthodes et techniques de communication adaptées:

• Manier les différentes attitudes de communication de façon pertinente
• Faciliter l’expression et la réflexion des candidats en exploitant les différentes habilités de communication
• Pratiquer une écoute attentive pour comprendre les besoins et les objectifs des candidats.
• Reformuler les propos des candidats pour clarifier la compréhension mutuelle et vérifier l’exactitude des informations échangées.
• Utiliser des techniques de questionnement et d’explicitation pour explorer en profondeur les expériences et les compétences des candidats.

Favoriser la confiance et maintenir l’engagement :

• Créer un environnement propice à la confiance et à l’engagement des candidats.
• Faire preuve d’empathie, de bienveillance et de soutien pour maintenir l’engagement tout au long de l’accompagnement.

Guider le candidat dans l’analyse de ses compétences par rapport au référentiel visé, évaluer les écarts et proposer des solutions personnalisées pour atteindre ses objectifs professionnels et réaliser son projet de certification.

Analyser le référentiel de compétences visé 

• Décoder les exigences spécifiques du référentiel de compétences.
• Interpréter les termes et les critères du référentiel pour les rendre accessibles au candidat.

Guider le candidat dans l’identification de ses acquis et évaluer les écarts avec le référentiel visé :

• Utiliser les techniques et les outils de repérage de ses compétences.
• Permettre au candidat de comparer ses compétences avec les exigences du référentiel
• Utiliser des outils d’évaluation pour identifier précisément les écarts

Proposer des solutions réalistes :

• Analyser les besoins du candidat en fonction des écarts identifiés.
• Rechercher et recommander des solutions adaptées aux besoins spécifiques du candidat, notamment des solutions formatives.
• Concevoir un plan d’action personnalisé et structuré, comprenant des objectifs clairs et des étapes réalisables, tout en prenant en compte les contraintes et spécificités du candidat.

Mettre en œuvre le plan d’action :

• Accompagner le candidat dans la mise en pratique des actions prévues dans le plan d’action.
• Mobiliser les ressources et acteurs nécessaires pour soutenir le candidat dans la réalisation de son plan d’action.
• Assurer le suivi du candidat dans la mise en œuvre du plan d’action

Favoriser l’autonomie et la responsabilisation :

• Encourager le candidat à prendre des initiatives et à assumer la responsabilité de son parcours.
• Développer chez le candidat la confiance en ses propres capacités et la motivation à s’engager activement dans sa démarche de validation des acquis.

Guider le candidat VAE dans la rédaction de son dossier en recommandant une méthode adéquate de présentation, en l’aidant à organiser son contenu selon le référentiel visé,  pour répondre aux normes du certificateur.

Recommander une méthodologie pertinente de présentation et de description :

• Proposer une méthodologie adaptée pour structurer la présentation des activités, des expériences, des compétences et des aptitudes du candidat.
• Conseiller le candidat sur les meilleures pratiques de rédaction et de mise en forme pour valoriser ses acquis.

Assurer la conformité aux exigences du certificateur :

• Clarifier pour le candidat les critères d’évaluation et les éléments clés sur lesquels le certificateur se basera pour juger la recevabilité du dossier.
• Vérifier que le dossier du candidat répond aux critères de forme et de contenu définis par le certificateur.
• Identifier et corriger les éventuelles incohérences ou lacunes dans le dossier pour garantir sa conformité.

Encourager la réflexion, l’autoévaluation et soutenir le processus de rédaction

• Amener le candidat à réfléchir de manière critique sur ses expériences et ses compétences pour sélectionner les éléments les plus pertinents à inclure dans son dossier.
• Guider le candidat dans une autoévaluation honnête de ses acquis afin de mettre en avant ses points forts dans le dossier.
• Soutenir activement le candidat tout au long du processus de rédaction en lui fournissant un accompagnement personnalisé et des retours constructifs.

Préparer efficacement le candidat pour son entretien avec le jury VAE en l’aidant à démontrer clairement l’adéquation entre ses compétences acquises et la certification visée, tout en adaptant les méthodes d’entraînement à son profil pour renforcer sa crédibilité devant le jury.

Analyser les attentes du jury VAE :

• Comprendre les attentes du jury en termes de démonstration des acquis et de pertinence par rapport à la certification visée.

Adapter les moyens et modalités à son profil :

• Identifier les besoins spécifiques du candidat en termes de préparation au passage devant le jury (niveau de confiance, style de communication, etc.).

Développer une présentation synthétique et convaincante à l’oral :

• Aider le candidat à synthétiser ses acquis issus de son expérience de manière claire, concise et convaincante.
• Transmettre au candidat les techniques de communication orale efficaces pour capter l’attention du jury.
• Proposer au candidat des techniques lui permet de gérer son stress et de maintenir une présence assurée et confiante devant le jury.

Organiser des sessions d’entraînement efficaces :

• Concevoir des sessions d’entraînement structurées et ciblées pour permettre au candidat de s’exercer à la présentation devant le jury.
• Organiser des jeux de rôle et des simulations pour mettre le candidat en situation réelle et le préparer aux éventuelles questions ou scénarios rencontrés devant le jury.
• Fournir des retours constructifs et des conseils personnalisés pour aider le candidat à progresser dans sa préparation.
• Proposer des sessions d’entrainement collectives et individuelles
• Adapter les sessions d’entrainement pour les accompagnements en distanciel

Gérer les formalités administratives sur France VAE en s’ajustant aux changements du système et en assurant une communication efficace avec les certificateurs pour respecter les exigences du processus.

Maîtriser l’utilisation du portail numérique France VAE :

• Naviguer efficacement sur le portail France VAE, utiliser ses fonctionnalités principales et les outils proposés (Espace documentaire, FAQ, webinaires)
• Vérifier l’exactitude des informations saisies et des documents téléchargés pour éviter les erreurs et les retards dans le traitement des dossiers.
• Fournir un accompagnement et un soutien adaptés aux candidats rencontrant des difficultés ou des questions concernant les procédures administratives de VAE.
• Documenter les actions administratives

Actualiser ses connaissances sur les évolutions du dispositif France VAE :

• Se tenir informé des évolutions réglementaires et techniques du dispositif France VAE.
• Suivre scrupuleusement les instructions et les directives fournies par le portail France VAE pour garantir la conformité des démarches administratives.
• Ajuster ses méthodes de travail et ses procédures en fonction des changements apportés au portail France VAE.

Communiquer avec les certificateurs et autres parties prenantes :

• Établir et entretenir des communications efficaces avec les certificateurs et les autres parties prenantes impliquées dans le processus de VAE.
• Utiliser les différents canaux de communication (e-mails, messagerie interne du portail France VAE, téléphone, etc.) pour échanger des informations et répondre aux demandes.

Élaborer un système qualité pour l’ensemble de l’accompagnement VAE, respectant au moins les critères de la certification Qualiopi (veille règlementaire et technologique, collecte de feedback, évaluation des intervenants, communication avec les parties prenantes), avec l’intégration d’indicateurs appropriés pour favoriser l’amélioration continue.

Identifier les exigences de la certification Qualiopi :

• Analyser les critères et les indicateurs de la certification Qualiopi pour comprendre les attentes et les obligations en matière de qualité de la prestation d’accompagnement VAE.

Mettre en place un système de gestion de la qualité :

• Élaborer des procédures et des documents internes pour assurer la traçabilité et la qualité des prestations d’accompagnement VAE.

Adopter une démarche d’amélioration continue :

• Mettre en place des outils de suivi et d’évaluation permettant d’identifier les axes d’amélioration de la prestation d’accompagnement VAE.
• Organiser des réunions périodiques pour analyser les retours d’expérience, proposer des actions correctives et préventives, et améliorer en permanence la qualité des prestations fournies.

Réaliser une veille juridique et technique :

• Se tenir informé des évolutions législatives, réglementaires et techniques dans le domaine de la VAE et de la certification Qualiopi.
• Identifier et collaborer avec les professionnels du secteur.
• Actualiser ses connaissances et partager les bonnes pratiques.

La formation que nous proposons vise à doter les professionnels de compétences leur permettant d’accompagner une personne dans sa démarche de VAE, en respectant le cadre institutionnel, règlementaire et déontologique en vigueur :

• Positionner son intervention et son expertise d’accompagnement (visée généraliste, sectorielle, métier…) dans le cadre institutionnel, réglementaire et déontologique de la VAE, en s’appuyant sur les outils de gestion institutionnels disponibles, en coordination et en concertation avec les autres parties prenantes au dispositif, afin de proposer un accompagnement conforme.

• Mener les différents entretiens en situation d’accompagnement VAE, en individuel ou collectif, dans le respect des règles éthiques et déontologiques applicables, en combinant les postures, méthodes et techniques de communication pertinentes (écoute active, reformulations, techniques de questionnement…), selon la phase de l’accompagnement (recevabilité, vérification de la validation des acquis …), le profil et l’état du/des candidat(s) (stress, difficultés d’expression, timidité, situation de handicap …), afin de lui/leur permettre de se sentir en confiance et maintenir son/leur engagement, tout au long de l’accompagnement.

• Accompagner le candidat dans l’analyse du référentiel de compétences visé (diplôme, titre ou certificat de qualification) au regard de sa propre situation (expériences professionnelles, parcours, profil, situation de handicap), en le guidant dans l’identification de ses acquis en lien avec la certification et en procédant à l’évaluation des éventuels écarts de connaissances, compétences techniques et savoir-être requis, afin de lui proposer des solutions réalistes (actes formatifs complémentaires, immersions, certification partielle…) et un plan personnalisé pour concrétiser et mettre en œuvre son projet.

• Conseiller le candidat à la VAE dans la rédaction de son dossier de validation des acquis de l’expérience, en lui recommandant une méthodologie pertinente de présentation et de description de ses activités, expériences, compétences et aptitudes, et en le guidant dans l’organisation générale de son dossier, selon le référentiel visé, afin de lui permettre de répondre aux exigences du certificateur, tant sur le fond que sur la forme.

• Préparer le candidat au passage devant le jury VAE, en l’accompagnant dans la démonstration, à l’oral, de l’adéquation entre les acquis issus de son expérience et la certification visée (présentation synthétique, valorisation des corrélations entre les compétences visées et acquises, techniques de prise de parole en public…), en adaptant les moyens et modalités à son profil (sessions d’entraînement, jeux de rôle, simulations, sessions collectives, individuelles, présentielles, distancielles…), afin de lui permettre de légitimer sa démarche et en renforcer la crédibilité auprès u jury.

• Réaliser les démarches administratives sur le portail numérique France VAE, en adaptant ses pratiques aux évolutions du dispositif et en communiquant avec les certificateurs et autres parties prenantes dans les formes et délais requis, afin de se conformer aux exigences du dispositif.  

• Mettre en place un protocole qualité applicable à la totalité de l’accompagnement VAE proposé et intégrant, a minima, les exigences de la certification Qualiopi (veille réglementaire, technologique…, système de recueil des appréciations, évaluation des compétences des différents intervenants, information du public, évaluation des résultats, communication avec les autres parties prenantes…), en y associant des indicateurs pertinents, afin de s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue.